Membangun Tim yang Cohes Dengan Komunikasi

Untuk membangun tim, pikirkan dulu komunikasi dan keterpaduan. Pikirkan bagaimana komunikasi mengarah pada keterpaduan, dan bagaimana keterpaduan mengarah pada pembentukan tim yang lebih baik. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi koneksi tersebut, sehingga Anda dapat memanfaatkan tim Anda sebaik mungkin.

Dimulai dengan faktor keterpaduan, kita tahu bahwa para pemimpin dalam angkatan bersenjata, di setiap negara dan sepanjang sejarah, bekerja keras untuk membangun kohesi dalam organisasi militer mereka. Kamp-kamp boot, misalnya, menggunakan prinsip mengganti nilai yang sudah ada dari merek yang sudah ada dengan yang baru yang mencerminkan nilai-nilai unit militer. Ini adalah landasan dari jenis pembangunan tim.

Tidak diragukan Anda juga telah melihat keinginan untuk kohesif menjadi masalah di perusahaan dan organisasi lain. Hal ini dapat berupa apa pun dari pesta ulang tahun untuk anggota departemen hingga inisiatif organisasi tingkat atas ke bawah untuk meningkatkan semangat kerja.

Dan seperti yang Anda bayangkan, kohesi dan pembentukan tim tidak dapat terjadi tanpa komunikasi.

Anggota kelompok hanya dapat mengembangkan rasa memiliki ketika seseorang berkomunikasi dengan mereka bahwa mereka adalah bagian yang berharga. Dalam kasus komunikasi formal, itu bisa berarti sesuatu seperti upacara inisiasi. Atau, mungkin informal, seperti dalam arti mengizinkan anggota baru untuk berpartisipasi dalam kegiatan kelompok.

Sebagai bagian dari proses pembentukan tim, anggota dapat diharapkan untuk membalas. Mereka harus memberi isyarat kepada anggota lain bahwa mereka menghargai keanggotaan yang mereka terima. Ekspresi rasa syukur mungkin terlibat, dan kadang-kadang itu mungkin kriminal atau tidak menyenangkan, seperti yang kadang-kadang terjadi dengan persaudaraan. Pertimbangkan kasus-kasus geng motor jalanan dan penjahat yang mungkin menuntut tindakan kejahatan sebagai syarat keanggotaan.

Para pemimpin yang ingin membangun tim harus benar-benar sadar akan peran komunikasi mereka, dan secara konsisten membangkitkan atau memohon nilai-nilai bersama yang menyatukan kelompok. Berbicara tentang visi dan pengalaman bersama adalah dua cara untuk mencapai hal ini. Dalam beberapa kasus yang tidak menguntungkan, mungkin melibatkan orang-orang yang mengkambinghitamkan atau kelompok yang tidak seperti mereka dalam beberapa cara.

Kemudian, kita harus mempertimbangkan bagaimana kelompok mengkomunikasikan kekompakannya kepada orang-orang yang bukan anggota kelompok. Anggota tim bisbol Liga Kecil mengenakan jaket tim, misalnya, dan anggota ordo persaudaraan dan klub layanan mengenakan rompi atau lencana.

Para ahli juga berbicara tentang sisi negatif kebersamaan saat mendiskusikan keterpaduan. Sering mengutip masalah groupthink, masalah yang terjadi Groupthink sering muncul dalam konteks ini, ketika organisasi dan pemimpin menempatkan konsensus kelompok menjelang perdebatan yang sehat tentang kelebihan dan kekurangan dari suatu tindakan. Anggota kelompok berpikir lebih penting untuk menghindari perselisihan daripada mencapai keputusan yang tepat.

Selain itu, groupthink berarti tim mungkin tidak mendapatkan fakta dan pendapat penting dari non-anggota sebelum membuat keputusan. Paling sering, informasi luar yang masuk mendukung keyakinan yang ada.

Singkatnya, komunikasi yang baik, selalu menjadi landasan dari upaya membangun tim. Dan, kita bisa melihat koneksi, dari komunikasi ke kohesif, dan dari keterpaduan ke pembentukan tim.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dengan Tim Virtual

Ketika tim yang tersebar menjadi lebih dan lebih menguntungkan di antara para majikan, khususnya di dunia IT, hambatan komunikasi dapat menghambat tim-tim virtual ini untuk mencapai produktivitas optimal. Tim yang tersebar tidak hanya akan mengalami kesulitan berkomunikasi melalui perangkat teknologi, tetapi mempertimbangkan sifat global dari tim yang hampir terdispersi berarti bahwa masalah komunikasi antarbudaya juga akan menjadi sumber konflik. Saat ini banyak tim yang tersebar di berbagai tempat bekerja di negara-negara seperti India dan Cina. Bahasa Inggris adalah bahasa yang digunakan untuk bisnis dan bahkan jika semua anggota tim dapat berbicara dengan sangat baik, berurusan dengan audio berkualitas rendah pada panggilan konferensi, dapat menonjolkan aksen sehingga sulit untuk mengikuti apa yang dikatakan. Bahkan dalam situasi di mana tidak ada aksen, itu sudah sering sulit dimengerti. Menambahkan beberapa aksen berat menciptakan situasi yang membuat frustasi bagi semua orang karena percakapan terhenti ketika orang dipaksa untuk mengulangi beberapa kali. Juga, kadang-kadang karena takut menjadi tidak sopan atau tidak peka informasi hilang ketika orang menyerah untuk mencoba memahami apa yang sedang dikomunikasikan.

Sebuah tim yang tersebar menciptakan peluang bagi perusahaan untuk menyelesaikan tugas secara lebih efektif dan efisien, menyelamatkan perusahaan dalam biaya perjalanan dan memungkinkan perusahaan untuk membawa produk dan layanan baru ke pasar pada waktu yang tepat. Tim yang tersebar antar budaya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan lebih jauh dengan menyumbangkan strategi dan perspektif baru untuk dinamika tim. Namun, membangun kepercayaan dan pengembangan kepercayaan adalah isu-isu penting yang tersebar tim antar budaya harus mengatasi (Uber Gross, 2002). Kesalahpahaman khususnya dalam komunikasi dapat berkontribusi pada kepercayaan membangun hambatan dalam tim antar budaya. Beberapa metode yang dapat membantu meningkatkan kemampuan tim untuk berkomunikasi adalah dengan membangun koneksi pribadi dengan satu sama lain, berkomunikasi melalui beragam sarana teknologi dan mendidik anggota mengenai perbedaan budaya yang mungkin ada.

Langkah pertama adalah membangun hubungan dengan anggota tim yang lain. Ini mungkin sulit mengingat anggota tim berada di seluruh dunia tetapi di masyarakat saat ini, membangun hubungan melalui sarana teknologi lebih mudah dari sebelumnya. Di awal durasi proyek, tim harus berusaha membangun kepercayaan satu sama lain. Jika perjalanan bisnis terlalu mahal atau tidak efisien bagi tim, membangun hubungan pribadi dengan berbagi foto satu sama lain dapat membantu anggota memasang wajah dengan suara yang mereka dengar dan memungkinkan mereka untuk menjalin hubungan pribadi.

Sering kali, tim yang hampir tersebar berkomunikasi sebagian besar melalui panggilan konferensi audio. Metode ini terutama menciptakan komunikasi yang salah dan bahkan kehilangan informasi. Memvariasikan metode komunikasi di mana tim memanfaatkan dapat mengurangi masalah komunikasi, kehilangan informasi dan frustrasi di antara anggota tim. E-mail mungkin merupakan cara komunikasi yang efektif dalam situasi semacam ini. Metode ini memungkinkan penutur non-pribumi untuk mengumpulkan pikiran mereka dan menyusun pesan mereka dengan cara yang jelas dan ringkas. Ini juga dapat membantu mengurangi hilangnya informasi karena aksen bukan masalah dalam komunikasi e-mail. Penerima juga akan memiliki kesempatan untuk meminta klarifikasi segera. Namun, tim virtual yang menggunakan metode ini harus mengirim beberapa e-mail singkat sepanjang hari, bukan satu e-mail panjang, karena e-mail yang panjang bisa menjadi sangat membosankan untuk dibaca. Metode lain adalah panggilan konferensi video sebagai lawan untuk panggilan konferensi audio ketat. Metode ini juga meningkatkan waktu "tatap muka" yang dapat meningkatkan hubungan pribadi juga.

Terakhir, manajer dan eksekutif harus mendidik tim tentang perbedaan budaya yang ada dalam gaya komunikasi. Perbedaan budaya dapat terlihat dalam harapan komunikasi formal vs informal, toleransi terhadap komunikasi agresif / asertif dan komunikasi langsung dan tidak langsung (Uber Gross, 2002). Jika anggota tim sadar dan peka terhadap perbedaan-perbedaan dalam gaya komunikasi ini, mereka mungkin dapat mengatasi kesalahpahaman dan rintangan dengan komunikasi secara lebih efektif.

Sebagai kesimpulan, tim virtual yang tersebar di luar negeri dapat mengambil manfaat dari membangun hubungan interpersonal dan kepercayaan dengan anggota tim, berbagai metode komunikasi dan mendidik anggota tim tentang perbedaan budaya dan kepekaan. Menetapkan strategi ini dapat mengurangi frustrasi anggota tim dan hilangnya informasi yang pada gilirannya akan memungkinkan tim untuk bekerja lebih efektif dan efisien.

Kutipan:

Uber Gross, C., (2002). Mengelola komunikasi dalam tim antarbudaya virtual.

Komunikasi Bisnis Triwulanan, 65, 22-38.